Gratis tools en Excel-bestanden
De gratis tools en CSV-/Excel-import werken in je browser. De oorspronkelijke Excel-bestanden worden niet geüpload. Gegevens worden pas naar RentLedgerKit verzonden wanneer je een werkruimte opslaat. Een ontwerp dat je zonder login wilt bewaren, blijft tijdelijk in de sessieopslag van je browsertab zodat je kunt inloggen.
Accountgegevens
We bewaren je naam, e-mailadres, rol als verhuurder of huurder, e-mailbevestiging, accountdatums en abonnementsstatus. Bij een wachtwoordaccount slaan we gezouten wachtwoordhashes op. Sessie-, herstel- en e-mailtokens worden als hashes bewaard. Bevestigings- en herstellinks vervallen en werken één keer. Je sessie gebruikt een HTTP-only-cookie met een duur van maximaal 30 dagen.
Inloggen met Google
Bij Google-login vragen we alleen openid, e-mail en profiel op. We ontvangen je Google-identificatie, naam, e-mailadres en bevestigingsstatus om je account aan te maken of je identiteit te controleren. We vragen geen toegang tot Gmail, Drive of contacten. Google-toegangstokens worden alleen tijdens het inloggen gebruikt en niet bewaard. De tijdelijke OAuth-cookie en autorisatierecord vervallen na tien minuten.
Opgeslagen huurgegevens en delen met huurders
Een werkruimte kan adressen, namen van huurders en verhuurders, huurbedragen, huurwaarborgen, betalingsreferenties, notities en correctiegeschiedenis bevatten. Deze gegevens staan in Cloudflare D1. Alleen de accounteigenaar kan ze wijzigen. Een uitgenodigde huurder met het juiste bevestigde e-mailadres kan de gedeelde verhuring bekijken en afrekeningen en betalingsbewijzen downloaden. Ongebruikte uitnodigingen vervallen na zeven dagen. De verhuurder kan toegang intrekken. Reeds gedownloade kopieën blijven bij de ontvanger.
Huurcontracten en EPC-documenten uploaden
Wanneer je bij een opgeslagen verhuring kiest voor uploaden en uitlezen, wordt het oorspronkelijke pdf- of afbeeldingsbestand naar een privébucket van Cloudflare R2 in de EU-jurisdictie verzonden. Cloudflare Workers AI stelt gegevens uit het huurcontract of energiecertificaat voor. AI-verwerking kan op Cloudflares wereldwijde netwerk plaatsvinden; opslag in de EU betekent geen uitsluitend Europese AI-verwerking. De voorgestelde velden, korte broncitaten, nagekeken waarden en controledatum worden in Cloudflare D1 bewaard. Alleen het verhuurdersaccount heeft toegang tot de bestanden en documentcontrole. Ze worden niet gedeeld via huurderuitnodigingen, openbare links of huuroverzicht-exports. Gegevens die je apart in het huuroverzicht bewaart, vallen onder het beleid voor opgeslagen gegevens en revisies. Upload geen onnodige identiteits- of financiële documenten.
Het uitlezen kan onvolledig of onjuist zijn. Vergelijk de voorstellen met het origineel en controleer huurder, eenheid, huurperiode, wijzigingen en geldigheid van het certificaat. De huidige huur en wettelijke voorwaarden kunnen handmatige bevestiging vereisen. Je kunt een document met de uitgelezen gegevens downloaden of permanent verwijderen, ook na afloop van je proefperiode of abonnement. Opgeslagen berekeningsgegevens en werkruimterevisies blijven apart bewaard. Vraag accountverwijdering aan via info@rentledgerkit.com, zodat we ook de privébestanden verwijderen. Volgens Cloudflare wordt inhoud uit standaard Workers AI-inferentie niet voor modeltraining gebruikt. Bekijk de beleid voor gegevensgebruik.
Gescande en gemengde pdf's worden pagina voor pagina in je browser voorbereid. De benodigde pagina-afbeeldingen worden door Cloudflare Workers AI uitgelezen. De oorspronkelijke pdf blijft ongewijzigd. Tijdelijke paginatekst wordt privé in D1 bewaard zodat je een onderbroken verwerking kunt hervatten. Ze wordt verwijderd zodra het uitlezen slaagt of mislukt. Achtergelaten verwerkingen vervallen na 24 uur bij de volgende dagelijkse opschoning. Pagina-afbeeldingen worden niet apart opgeslagen. Broncitaten kunnen het paginanummer vermelden voor je controle. Een pdf mag maximaal 30 pagina's bevatten. Elk account krijgt 200 uitleespogingen voor gescande pagina's per kalendermaand. Soms is daardoor een kleinere of beter leesbare pdf nodig.
Facturatie
Stripe verwerkt abonnementen, betaalgegevens, facturen en het betaalportaal via Managed Payments en Link. Link verstuurt betaalmails en biedt betaalondersteuning. We bewaren klant- en abonnementsidentificaties van Stripe en de status die toegang tot de werkruimte bepaalt. Kaartgegevens worden op de beveiligde pagina's van Stripe ingevuld en niet in RentLedgerKit opgeslagen.
Infrastructuur en beveiliging
Cloudflare verzorgt de hosting, database en accountmails. Cloudflare Turnstile controleert inlogverzoeken op misbruik. We gebruiken gehashte IP-sleutels voor verzoeklimieten en technische logboeken zonder wachtwoorden of huurdocumenten. Cloudflare en Stripe verwerken ook technische en betaalinformatie onder hun eigen privacybeleid. De app bevat geen advertentietrackers of analytische cookies.
Bewaartermijnen en je keuzes
De functionele cookie rlk_locale onthoudt je taalkeuze, Engels of Nederlands voor België, maximaal één jaar. Ze wordt niet gebruikt voor tracking. Je kunt je keuze aanpassen met de taalschakelaar of de cookie in je browser verwijderen.
Na afloop van een proefperiode of abonnement blijven opgeslagen gegevens leesbaar en downloadbaar. Voor operationeel herstel bewaren we de 20 recentste werkruimterevisies. Je kunt je huurgegevens zelf exporteren. Voor inzage, correctie of verwijdering van je account mail je info@rentledgerkit.com vanaf het e-mailadres van je account. We controleren eerst of je de eigenaar bent. Stripe kan betaalgegevens onder het eigen bewaarbeleid blijven bewaren.
Contact en dienstverleners
Voor account- of privacyvragen over RentLedgerKit mail je info@rentledgerkit.com. Bekijk het privacybeleid van Cloudflare, privacybeleid van Google en privacybeleid van Stripe voor hun werkwijze.